Pengertian Public Relations

1 Pengertian Public Relations

            Dalam perkembangan teknologi komunikasi dan Globalisasi pada saat ini Public  Relations sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan/organisasi karena Public Relations merupakan ujung tombak perusahaan/organisasi dimana pekerjaannya  menyangkut kepentingan umum atau berhubungan dengan publik, dan segala tindakan yang dilakukan akan berdampak pada Citra perusahaan/organisasi.  

            Definisi Public Relations menurut Cutlip, Center dan Broom, dalam bukunya “Dasar-Dasar Public Relations”, adalah sebagai berikut:
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

            “Public Relations adalah fungsi manajemen yang menyatakan,         membentuk dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan   antara organisasi dengan berbagai macam publik, dimana hal          tersebut dapat             menentukan sukses atau gagalnya organisasi”.           (1999:34)

            Dari definisi tersebut dapat dilakukan suatu analisa bahwa pada dasarnya Public relations merupakan fungsi manajemen yang menggunakan penelitian dan upaya/kegiatan yang berencana dengan tujuan membentuk dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dengan publiknya,   Proses kegiatannya melalui empat tahap, yakni tahap-tahap penelitian (research), perencanaan (planning), penggiatan (action), dan evaluasi (evaluation). Sehingga melalui tahapan tersebut  kebijaksanaan dan tatacara dalam kegiatan  dapat dipertanggungjawabkan secara sosial dalam kepentingan bersama antara organisasi dengan publiknya  sehingga program-program kegiatan Public Relations tersebut dapat di terima dan mendapat dukungan dari publik, penerimaan dan dukungan tersebut merupakan   hasil akhir utama dari kegiatan Public Relations. Hal ini memberikan pemahaman  bahwa Public Relations merupakan fungsi yang tidak mudah, karena seorang Public Relations di tuntut untuk membuat kebijaksanaan- kebijaksanaan yang sifatnya bagus ataupun tidak bagus di terima oleh publiknya.

            Definisi Public Relations menurut Dr. Rex Harlow dalam buku “Human Relations dan Public Relations”, adalah sebagai berikut :

            “Public Relations adalah fungsi manajemen yang khas dan   mendukung     pembinaan dan pemeliharaan jalur bersama antara            organisasi dengan        publiknya mengenai komunikasi, pengertian,             penerimaan, dan             kerjasama, melibatkan manajemen dalam       permasalahan atau persoalan, membantu manajemen menjadi tahu     mengenai dan tanggap terhadap opini            publik, menetapkan dan          menekankan tanggung jawab menajemen      untuk melayani            kepentingan publik; mendukung menajemen dalam   mengikuti dan             memanfaatkan perubahan secara efektif ;membantu mengantipasi   kecenderungan; dan menggunakan penelitian serta teknik             komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama”. (1993:117)

            Dari definisi tersebut dapat dilakukan suatu analisa  bahwa peranan Public Relations dalam perusahaan/organisasi yaitu untuk membina dan memelihara komunikasi, pengertian,  penerimaan dan kerjasama antara organisasi dengan publiknya. Seorang Public Relations di tuntut untuk selalu tanggap terhadap opini publik sehingga dapat dilakukan sutu langkah/strategi untuk menyelesaikan segala permasalahan yang menimpa organisasi/perusahaan. Selain itu sebagai fungsi manajemen, Public Relations merupakan organisasi untuk mencapai hubungan yang efektif dengan berbagai khalayaknya melalui pengertian sikap, nilai dan opini khalayak.

            Di tinjau dari definisi-definisi diatas dapat ditarik kesimpulan. Public Relatios meliputi unsur-unsur berikut :

1.         Suatu fungsi manajemen yang menggunakan penelitian dan upaya yang berencana dengan mengikuti standar-standar etis.

2.         Suatu proses yang mencakup hubungan antar organisasi dengan publiknya.

3.         Analisis dan evaluasi melalui penelitian terhadap sikap dan opini dan kecenderungan societal dan mengkomunikasikan kepada manajemen.

4.         Konseling manajemen agar dapat dipastikan bahwa kebijaksanaan, tatacara dan kegiatan-kegiatan dapat di pertanggungjawabkan secara sosial dalam kepentingan bersama antar organisasi dengan publik.

5.         Pelaksanaan dan penindakan program kegiatan yang berencana, komunikasi dan evaluasi melalui penelitian.

6.         Pencapaian itikad baik, pengertian dan penerimaan sebagai hasil akhir utama dari kegiatan Public Relations.

Keenam unsur diatas menunjukkan korelasi atau hubungan fungsional Public Relations dengan manajemen dalam upaya mencapai tujuan dan sasaran organisasi dimana Public Relations dan manjemen itu beroperasi. Keenam unsur itu kait-mengait secara holistik yang merupakan proses yang berkesinambungan (Continuing process).

Menurut Onong Uchjana Effendy yang dikutif dari Bertrand R. Canfield dalam bukunya “Human Relations dan Public Relations” mengemukakan tiga fungsi Public Relations yakni :

1. Memelihara Komunikasi yang baik
2. Menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik

3.   Mengabdi kepada kepentingan umum

Dengan demikian dari uraian tersebut Public Relations dalam pelaksanaannya Public Realations melakukan banyak komunikasi dan dalam rangka melayani publik, Public Relations melakukan banyak komunikasi, baik komunikasi langsung secara personal contact maupun komunikasi melalui media massa. Salah satu tugas Public Relations ialah sebagai sumber informasi (source of information) dan sebagai saluran informasi (channel of information). Untuk itu Public Relations mengadakan sebuah information desk untuk melayani publik, baik para karyawan maupun orang-orang luar. Untuk petugas pada information desk perlu di tempatkan orang yang selain wajah menarik dan sikapnya ramah-tamah, juga menguasai persoalan-persoalan yang bersangkutan dengan organisasi. Ia harus mengetahui sejarah dan perkembangan organisasi, nama-nama pimpinannya, hubungannya dengan badan-badan di luar, dan lain sebagainya. Jika ia tidak dapat memberikan informasi kepada publik yang datang memintanya, ia harus bisa menunjukkan orang yang bisa memenuhinya.

            Seperti yang dikutif Onong Uchjana Effendi dari  Kolonel William. P. Nuckols (Direktur kursus Public Relations pada United State Army Air Forces) dalam bukunya “Human Relations dan Public Relations” telah memberikan sebuah ilustrasi kepada para tarunanya mengenai Public Relations :

“Public Relations adalah cermin yang anda pegang di depan organisasi anda, sehingga anda, organisasi yang anda wakili dan public dapat melihat segala sesuatu yang terdapat pada cermin tersebut. Jika cermin itu kotor , retak dan banyak goresan, akan merefleksikan pantulan (image) yang rusak dari wajah  Organisasi anda yang sebenarnya. Akan tetapi apabila cermin itu bersih cemerlang, akan terlihat bagaimana organisasi anda itu sebenarnya, terang dan jelas. Misalkan pada wajah organisasi anda itu terdapat noda, apakah itu pribadinya, kebijaksanaannya ataupun kegiatan yang dilakukannya, maka itu semua dapat dengan mudah menyinggung perasaan publik. Cermin yang cacat tidak akan memperlihatkan noda-noda tadi. Dan anda, demikian pula organisasi anda dan publik tidak akan mengetahui kesalahan kesalahan yang ada. Sebaiknya cermin yang baik akan dapat menunjukkan perhatian yang cepat untuk segera menghilangkan noda-noda tadi. (1993 :136)

            Sehingga Public Relations dapat di ibaratkan cermin. Cermin ini harus di jaga dan di pelihara sebaik-baiknya untuk tetap selalu bersih. Ini mengandung arti bahwa Public Relations dan petugas-petugasnya harus memelihara cermin itu tetap bersih cemerlang. Dengan demikian Public Relations memberikan citra yang baik mengenai perusahaan/organisasi yang diwakilinya

Selain itu, Public Relations harus mengabdi kepada kepentingan umum adalah benar bahwa Public Relations diangkat dan di beri upah oleh manajer, akan tetapi tugas dan pekerjaannya ialah melayani publik, kepentingan umum. Public Relations    diadakan oleh manajer untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Tugasnya ke dalam membina hubungan yang harmonis antara manajer beserta stafnya dengan para karyawan, mengusahakan agar para karyawan bekerja dengan senang dan merasa puas, meneliti perasaan, kesulitan dan keinginan para karyawan. Tugasnya ke luar, membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik ekstern, memperkenalkan produksi, meningkatkan jumlah langganan dan sebagainya.

Public Relations adalah perantara antara pimpinan organisasi dengan publik, baik publik intern maupun publik ekstern. Publik mengetahui rencana kebijaksanaan, dan usaha usaha pimpinan organisasi dari Public Relations. Dalam pada itu pimpinan organisasi menyempurnakan rencananya, melakukan kebijaksanaannya dan meningkatkan usaha-usahanya berdasarkan keadaan, perasaan, harapan, keinginan publik, Dengan demikian maka Public Relations pada dasarnya berfungsi menghubungkan publik-publik yang berkepentingan di dalam suatu perusahaan, Publik disini merupakan bagian dari publik internal maupun publik eksternal. Hubungan dengan publik intern merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan publik yang ada di dalam perusahaan/organisasi. 

Hubungan dengan publik intern diantaranya :

1.      Hubungan dengan karyawan (employee Relations)

      Merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis yang di bina dan di abadikan dalam hubungan dengan perorangan sehari-hari di belakang bangku kerja dan harus senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact). Dengan senantiasa berkomunikasi dengan mereka yakni mendatangi mereka dan bercakap-cakap dengan mereka akan dapat di ketahui sikap, pendapat, kesulitan, keinginan, harapan dan perasaannya.

2.      Hubungan dengan pemegang saham (Stockholder relations).

Merupakan  salah satu faktor terpenting bagi suatu organisasi kekaryaan seperti perusahaan. Besar kecilnya modal menentukan besar kecilnya perusahaan dan berpengaruh pula kepada usaha-usaha untuk memperkembangkannya, komunikasi dengan mreka dapat dilakukan oleh Public relations Oficer sebagai petugas yang sudah terbiasa dalam bidang itu. Komunikasi dengan para pemegang saham dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya : menyatakan selamat kepda pemegang saham yang baru, memberikan laporan, mengirimkan majalah organisasi, mengadakan pertemuan.

            Selain hubungan publik intern, ada juga  hubungan dengan Publik Ekstern (External Public Relations) yaitu suatu kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat yang berada di luar perusahaan/organisasi. Yang menjadi sasaran Public Realations adalah :

1.      Hubungan dengan pelanggan (Customer Relations)
             Merupakan kegiatan memelihara dan mengatur hubungan dengan pelanggan, sukses yang besar yang diperoleh suatu perusahaan ialah mendapatkan pelanggan, bukan penjualannya itu sendiri. Publik pelanggan yang jumlahnya banyak dan tempatnya tersebar luas itu, hanya dapat dicapai melalui media massa, dengan cara publisitas dan periklanan.

2.      Hubungan dengan para pemasok (Supplier Relation)

            Yaitu memelihara dan mengatur hubungan dengan para pemasok agar segala kebutuhan perusahaan dapat diterima dengan baik

3.      Hubungan dengan Pers (Press Relations)

            Yang dimakud pers disini adalah pers dalam arti luas yakni semua media massa baik media cetak maupun elektronik, media masa tersebut banyak sekali bantuannya kepada organisasi kekaryaan untuk mencapai publik yang tersebar luas.

4.      Hubungan dengan khalayak sekitar ( Community Relations)

            Yaitu mengatur dan memelihara hubungan yang bertempat tinggal di sekitar kompleks perusahaan/organisasi.

5.      Hubungan dengan pemerintah (Government Relations)

            Yaitu mengatur dan memelihara hubungan baik dengan pemerintah pusat daerah, dengan jawatan-jawatan resmi yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan.

            Dengan demikian maka Public Relations pada dasarnya berfungsi menghubungkan publik-publik yang berkepentingan di dalam suatu perusahaan, Publik disini merupakan bagian dari publik internal maupun publik eksternal.         Hubungan baik dengan publik internal dan eksternal  merupakan suatu strategi Public Relations dalam mencapai tujuannya, salah satunya adalah meningkatkan citra perusahaan.

            Seperti yang dikutif oleh Yosal Iriantara dari Dr. Carter McNamara dalam bukunya “Manajemen Strategis Public Relations” membuat definisi yang lebih menunjuk pada tujuan aktivitas Public Relations adalah sebagai berikut :

            “Public Relations  merupakan aktivitas berkelanjutan untuk menjamin         perusahaan memiliki citra yang kuat di mata    publik.”(2004: 44)

            Dari definisi tersebut dapat dilakukan suatu analisa  bahwa peranan Public Relations merupakan fungsi manajemen dan dalam struktur organisasi Public Relations merupakan salah satu bagian atau divisi dari organisasi, karena itu tujuan Public Relations sebagai bagian struktural organisasi tentu saja tidak bisa lepas dari tujuan organisasinya sendiri, tujuan Public Relations  jelas dan mutlak memberi sumbangan pada objektif organisasi secara keseluruhan. Tujuannya yaitu

Mengupayakan dan memelihara saling pengertian antara organisasi dan publiknya sehingga akan berdampak pada perolehan citra, apakah perolehan citra itu positif atau negatif tergantung dari bagaimana usaha seorang Public Relation mengupayakannya.

            Menurut Yosal Iriantara yang dikutif dari Lesly dalam bukunya “Manajemen Strategis Public Relations”  mengenai tujuan Public Relations adalah :

Tujuan kegiatan Public Relations adalah :

1. Prestise atau “citra yang Favourable” dan segenap faedahnya

2. Promosi produk atau jasa

3. Mendeteksi dan menghadapi isu dan peluang

4. Menetapkan postur organisasi ketika berhadapan dengan publiknya

5. Good Will para karyawan atau anggota organisasi

6. Mencegah dan memberi solusi masalah perburuhan

7. Mengayomi good will komunitas tempat organisasi jadi bagiannya

8. Good Will para Stakeholder dan konstituen

9. Mengatasi kesalahpahaman dan prasangka

10.Mencegah serangan

11. Good Will para pemasok

12. Good Will pemerintah

13. Good Will bagian lain dari industri

14. Good Will para dealer dan menarik dealer lain

15. Kemampuan untuk mendapatkan personel terbaik

16. Pendidikan publik untuk satu titik pandang

17. Pendidikan publik untuk menggunakan produk atau jasa

18. Good Will para customer atau para pendukung

19. Investigasi sikap berbagai kelompok terhadap perusahaan

20. Merumuskan dan membuat pedoman kebijakan

21. Menaungi viabilitas masyarakat tempat organisasi berfungsi

22. Mengarahkan perubahan

(2004 : 57)

            Hal yang telah di sebutkan di atas tersebut merupakan tujuan kegiatan Public Relations yang pada gilirannya akan memberi manfaat terhadap organisasi. Prestise atau Citra yang baik misalnya, akan memberi manfaat yang sangat besar bagi organisasi, bahkan citra dan reputasi ini sering di sebut sebagai aset terbesar perusahan. Karena itu,  citra dan reputasi mendapat perhatian yang sangat besar di setiap perusahaan.